添え状・お礼状について

添え状・お礼状の役割とは?

 40歳以上の転職活動は、面接の前後でもライバルに差をつける気構えが必要です。そこで、応募書類を送る際の「添え状」と、面接終了後の「お礼状」を出すことを徹底することをおすすめします。

 応募書類における「添え状」には、誰が誰宛に、どんな目的で何を送ったかを明確にするという役割があります。そこに自分のアピール文を書き添えることで、熱意や自分への興味・関心を高めることができます。ビジネス文書に送付文をつけるのがマナーなように、応募書類の送付に「添え状」をつけるのは、相手に対する礼儀でもあります。必ず、同封するようにしましょう。

 一方の「お礼状」とは、採用担当者に対して、忙しい中、面接の時間を割いてくれたことへの感謝の気持ちを伝える役割を担います。そのため、面接したその日に書いて投函するのがマナーです。最近は手書きではなくて、メールで送信するひとも多いですが、誠意を伝えたいと思うなら、はがきや封書で送る方が効果的です。こうした行為が自然にできる中高年に対し、悪い印象を持つ採用担当者はいないと思うので、習慣づけることをおすすめします。

添え状・お礼状の書き方とは?

 では、「添え状」と「お礼状」の書き方のポイントも、まとめておきましょう。まず「添え状」ですが、「履歴書」や「職務経歴書」と高さが合うように用意するのが基本です。書類のサイズに合わせて、A4版またはB5版で用意するようにしましょう。

 記入する内容は、①送付する日付、②応募企業の正式名称と担当者名、③自分の住所と電話番号、氏名と捺印、④頭語と時候の挨拶、⑤求人を知った経緯、⑥自己PR文、⑦同封した書類の内容、⑧面会の機会を求める一文と結語が基本です。1枚に定型で収まるように、レイアウトを考えながら、文章を書きましょう。

 次に「お礼状」ですが、メールでもハガキでも封書でも構いませんが、面接当日の出すのが原則です。

 記入する内容は、①送付する日付、②応募企業の正式名称と担当者名、③「面接のお礼」というタイトル、④頭語と挨拶文、⑤面接の機会をもらったことに対するお礼、⑥面接で印象に残ったことや応募企業への思い、⑦応募企業で働きたいという気持ちと検討のお願い、⑧〆のお礼と結語、⑨自分の氏名と住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先です。

 きちんと定型文になるように、例文を確認しながら書くようにしましょう。